Thư Ký Hội Đồng Quản trị

1. QUYỀN LỢI

2. CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CHÍNH

I. Chuẩn bị tài liệu hồ sơ

Phối hợp với bộ phận liên quan soạn thảo các văn bản, Nghị quyết, Quyết định, Thông báo của ĐHĐCĐ, HĐQT, Chủ tịch HĐQT; giúp HĐQT triển khai, theo dõi, tổng hợp, báo cáo kết quả thực hiện các nghị quyết, quyết định của ĐHĐCĐ, HĐQT và Chủ tịch HĐQT
Ghi chép các biên bản làm việc, cuộc họp, ghi nhận và tổng hợp nội dung đánh giá các cuộc họp.
Chuẩn bị tài liệu, phân phối tài liệu tới các thành viên cuộc họp của HĐQT hoặc theo yêu cầu của HĐQT
Ghi chép, Soạn thảo văn bản, công văn, hợp đồng, báo cáo… theo yêu cầu của HĐQT
Làm các báo cáo theo yêu cầu của HĐQT
Dịch các tài liệu khi cần thiết

II. Sắp xếp lịch làm việc và tổ chức các cuộc họp cho HĐQT

Sắp xếp, xác nhận và thông báo lịch họp, làm việc; tiếp nhận và tổng hợp các yêu cầu họp tới các thành viên và các đối tác, bộ phận và cá nhân liên quan
Tham gia lập kế hoạch, chương trình, tổ chức hội nghị, hội thảo, họp giao ban, tổng kết…
Lập danh sách thành phần tham dự cuộc họp, khách mời và thông báo nội dung cho các bên liên quan
Chuẩn bị và tham gia các cuộc họp của HĐQT, làm thư ký cuộc họp và ghi biên bản họp

III. Quản lý, phân loại và lưu trữ tài liệu, hồ sơ, giấy tờ

Tiếp nhận, phân loại, rà soát công văn, hồ sơ, tài liệu từ các phòng ban trong Công ty trình HĐQT phê duyệt;
Tiếp nhận các thông tin từ bên ngoài gửi cho HĐQT: điện thoại, thư tín, hàng hóa, fax, email…
Tiếp nhận và truyền đạt thông tin, ý kiến của HĐQT đến các phòng ban; theo dõi việc thực hiện chỉ đạo và ghi nhận các thông tin phản hồi để báo cáo HĐQT
‘Quản lý, lưu trữ các hồ sơ, tài liệu của Hội đồng Quản trị
Lưu trữ các văn bản đã ký và chuyển trả văn bản cho các bộ phận, đơn vị trình ký

IV. Công tác ngoại giao

Hỗ trợ Hội đồng Quản trị trong công tác đối nội, đối ngoại; Quan hệ ngoại giao với các cơ quan chức năng khi được phân công
Cầu nối liên hệ giữa các thành viên HĐQT và giữa HĐQT với ban Giám đốc Công ty
Thay mặt HĐQT họp với đối tác, khách hàng trong một số trường hợp
Phiên dịch cho HĐQT khi làm việc với đối tác nước ngoài

V. Theo dõi, đôn đốc công việc của các phòng ban

Truyền tải yêu cầu, nhiệm vụ của HĐQT tới các đơn vị, khối/phòng ban
Theo dõi, giám sát và báo cáo kết quả công việc của các đơn vị, khối/phòng ban tới HĐQT

VI. Công tác hậu cần

Tổ chức, sắp xếp, phân loại các vật dụng phục vụ công việc, trong phòng làm việc của Chủ Tịch, bao gồm: hồ sơ tài liệu lưu trữ, tài liệu để đọc, kho quà tặng, tủ rượu tiếp khách, sổ danh thiếp đối tác, các vật dụng khác, v.v.
Chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ, vé máy bay, đặt phòng… cho HĐQT khi đi công tác
Thực hiện các công việc khác có liên quan theo yêu cầu Trưởng bộ phận và HĐQT

3. TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC

Học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên – Chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Kinh tế, tiếng Anh thương mại hoặc các ngành có liên quan
Kinh nghiệm: Ít nhất 3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương; có kinh nghiệm làm việc tại các tập đoàn và doanh nghiệp nước ngoài là một lợi thế
Kiến thức về quản trị kinh doanh; văn thư lưu trữ, luật doanh nghiệp
Thành thạo tin học văn phòng đặc biệt là kỹ năng soạn thảo văn bản
Kỹ năng giao tiếp, giải quyết vấn đề; Chủ động trong công việc, khả năng đa nhiệm; Khả năng tổ chức, triển khai công việc độc lập, quản lý thời gian tốt; Kỹ năng tổng hợp, báo cáo lập kế hoạch, tổ chức thực hiện công việc; Tác phong chuyên nghiệp, tự tin; nhanh nhẹn, chu đáo, cẩn thận; Khả năng làm việc độc lập, chịu được áp lực cao

4. LIÊN HỆ